品尝甜品一样的数据分析体验

“使用了Jedox以后,我们制作合并报表及编制预算都变得更加高效。现在,我们已经在准备添加新功能了!”
——戴颖 财务部综合控制

行业:餐饮服务

店:全国近300家连锁门店

系统:用友T3 OA SQLServer

模块:法定损益表、资产负债表、现金流量表、部门费用表、门店内部管理利润表

品牌故

十几年前, 五名中学时代的同窗好友立志要将已有数十年历史的家传糖水铺推荐给世人,1995年该甜品店在香港西贡诞生。由于其制作精良、品种繁多、口味绝佳,很快得到市场认可,培养了大批忠实于该品牌的拥趸,被港人列为”香港著名甜品”品牌之一。目前,该甜品在香港中环、西港城、旺角、官塘、铜锣湾以及尖沙嘴等旺地已开设十多家连锁门店,成为甜品连锁事业市场领导者。

该甜品公司秉承了香港”手造甜品”的优良传统,将手造、生磨放在首要的位置上,用最新鲜的原料、最合理的营养搭配,倡导”健康甜品”新理念。自上海第一家门店开张营业起,迄今为止拥有近 300家连锁门店,已在北京、上海、重庆、天津、江苏、浙江、辽宁、山东、四川、安徽、新加坡等地开设了多家连锁门店。并即将在今后陆续开出更多的连锁门店。

挑战

×  耗时且易出错的合并表及预算

×  手工从多个数据源取数据

×  数据更新不及时

×  Excel处理海量数据易崩溃

×  处理合并抵消关系困难

×  无法进行多版本分析

传统的手工报表

每个月, 该甜品公司财务部的财务分析人员都要等财务系统用友T3里结完账之后从系统里查询出大量的数据再手工处理成各种格式的报表:公司法定报表、门店法定报表、合并层面报表、内部管理报表……不同的报表需求对应不同的数据源,对应着系统里各类的接口:账套总账、部门辅助账、固定资产卡片、OA审批数据……每天的日常工作已经让这些财务人员应接不暇了,每月到了处理报表的时候,加班便成了惯例,有时甚至要连续几天工作到12点以后。

“为了做出满足各种需求的报表,我们首先要从各个系统中获得源数据,这些数据并不能直接拿来用, 接下来我们要对数据格式进行处理,然后进行核对。如果上个月发生了成本中心变动,或者科目结构变动,这些工作将会变的十分难办。处理完数据源之后就是做各种格式的报表,大量的重复劳动很容易出错,一旦出错就要花上很多时间去查找错误原因。处理完单体报表之后还要做合并层面的报表,门店报表还要做费用分摊……做的过程中,管理要求的变化意味着上面的所有工作可能就要全部重来。”

系统上线前所有报表工作都使用Excel处理,当报表中有很多复杂的计算公式或者数据源很多、数据量很大时,它的运行将会非常慢,甚至直接崩溃。门店数量不断增加的同时,公司的报表管理需求也在不断的调整,每一项看似很小的变动对财务人员来说都是繁琐的报表操作。每个人对报表的理解不同,Excel操作水平也不同,常常会导致部门制作报表的节奏很不一致。

随着门店不断增加,公司业务的不断细化,报表管理要求的不断提高,他们需要一套完整的、高效的系统来帮助他们完成报表工作。

解决方案:自动化的合并报表 & 全面预算

√  系统整合多接口的数据源

√  实时更新的分析报表

√  系统实现自动分摊等逻辑

该甜品公司需要的是一套灵活的系统,这个系统既要满足用户长久以来的Excel使用习惯,又要可以随着管理需要不断变化,更重要的是快速、准确。Jedox可以满足他们所有的需求,同时,相比同类其他产品,Jedox还要便宜很多。

“我们对比了很多BI产品,发现Jedox是我们比较下来用户体验最好的一款,它太适合我们了。”

第一周 – 自动取数

项目开始的第一天,EFS顾问就与该公司的财务分析人员一起讨论确认了业务设计模型及数据源的内容;与此同时,IT的同事在公司的网络上架设了服务器并给关键用户安装了系统客户端,开放了供Jedox系统使用的系统查询接口及数据结构。至此,新系统架设的准备工作已经完成了。

该甜品公司正在使用的用友T3和OA提供了可以直连的SQLServer数据接口, EFS顾问使用系统程序直接对接口数据进行抽取、处理和导入,多方数据源被整合到了一起,并且在系统已经完成了对数据的清理和逻辑转换。用户使用系统自带的PasteView功能可以快速地得到一些分析报表。

 “第一步用系统实现数据整合只用了几天的时间!现在,我们已经可以从一个地方拿到做报表要用的所有主要数据了。”

第二周 – 自动合并报表

公司的报表需求有很多,格式不同,数据逻辑也都不同,如何使用一个系统同时满足多样化的用户需求是一项很大的考验。EFS顾问采用了雪花型的数据表结构,严格按照用户的需求处理数据,在满足用户需求的同时尽量节省了数据库空间,提升了系统性能。

公司集团股权结构复杂,除了编制单体的报表之外如何制作各个合并层面的合并报表是系统实施过程中的另一项考验。EFS顾问通过辅助账记录的对方账套映射关系和在系统中搭建股权结构、记录股权比例,实现了多账套之间往来关系、股权投资等内部交易数据的自动抵消。用户通过简单的选取就可以实时地查看单体以及各层面的合并报表。配置完成用户权限之后,不同的用户登录系统就可以实时地看到自己权限范围内最新的报表数据。

优势

■  自动从多数据源获取数据

■  实时可见的回写与数据连动

■  假设分析与多版本管理

■  自动分摊与合并

■  灵活地更改变动

为什么使用Jedox?

√  易用:如果你会使用Excel,,就能掌握Jedox

√  直观:可视操作界面,使用及维护方便

√  灵活:需求变动及时调整;调整结果快速输出

√  性价比:价格更低,实施更快

年度的全面预算

编制预算是年末财务部的重要工作,以往的编制过程时间跨度很长,预算收集慢,收集之后的处理过程慢,处理之后做报表还是慢。而且预算编制的过程中

往往会不断修改预算,这中间会有大量的重复劳动,同时会存在版本管理混乱的风险,可能预算收上来好几版,弄到最后自己也不知道哪个才是最新的。

使用Jedox以后,实施团队为用户设计了统一格式的预算提交模版,用户可以使用这个模版查看往年的实际数报表,筛选查看实际发生的明细,并提交新一年的预算,修改预算也可以在同一个界面上完成。财务部的同事使用系统,就可以直接获取到其他部门提交的最新数据,节省了很多沟通的时间。

展望

Jedox系统上线之后,该企业财务部的分析人员及其他用户从以往大量的重复劳动,低质量的数据处理工作中解放了出来,把更多的时间和精力投入到数据分析工作中,公司的数据信息化水平提高的同时,企业管理水平也得到了一定的提升。目前该公司已经上线了合并报表模块和预算模块,但是,Jedox能做的远不止这些。

全面预算

2022年08月17号网络研讨会
将企业的财务预算提升至业务预算阶段,让驱动因素和预算标准变为整体预算的影响因素